Schwierige Mitarbeiter führen: Strategien, Tipps und Praxisbeispiele

Das Thema „schwierige Mitarbeiter“ ist ein häufiges Anliegen in Coachings mit Führungskräften. Oft handelt es sich dabei um nur ein oder zwei Personen im Team, die jedoch durch ihr Verhalten den Arbeitsalltag erheblich beeinträchtigen können.

Typische Merkmale, die Führungskräfte solchen Mitarbeitern zuschreiben, sind mangelnde Motivation, unzureichende Ergebnisse, Faulheit, Unverschämtheit, Negativität und das Verbreiten einer schlechten Stimmung.

Um erfolgreich mit schwierigen Mitarbeitern umzugehen, ist es zunächst wichtig, dass Führungskräfte reflektieren und analysieren, was sie konkret an einem Mitarbeiter stört und warum sie ihn als schwierig empfinden.

Was außerdem wichtig ist, um schwierige Mitarbeiter zu führen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Ursachen für schwieriges Verhalten erkennen

Um schwierige Mitarbeiter erfolgreich zu führen, ist es zunächst entscheidend, die Ursachen für ihr Verhalten zu verstehen. Oft stecken persönliche Probleme, Stress, Missverständnisse oder fehlende Motivation dahinter.

Als Führungskraft sollten Sie genau beobachten und analysieren, bevor Sie konfrontieren. Mit Empathie und klarer Kommunikation lassen sich viele Konflikte lösen und die Zusammenarbeit verbessern.

Persönliche Probleme und Stress

Persönliche Herausforderungen wie familiäre Konflikte, finanzielle Sorgen oder gesundheitliche Probleme können sich negativ auf das Verhalten am Arbeitsplatz auswirken.

Stress und mangelnde Work-Life-Balance führen häufig zu Unzufriedenheit und Gereiztheit. Mitarbeiter, die dauerhaft unzufrieden sind, können das Team negativ beeinflussen und Kollegen herunterziehen.

Hier sind Stressmanagement und eine vertrauensvolle Kommunikation gefragt, um gemeinsam Lösungen zu finden und die Belastung zu reduzieren.

Missverständnisse und Kommunikationsprobleme

Missverständnisse und unklare Erwartungen sind häufige Ursachen für Konflikte am Arbeitsplatz. 92 % der negativen Reaktionen von Mitarbeitern werden durch Auseinandersetzungen mit Kollegen oder Vorgesetzten, fehlende Anerkennung oder mangelnde Unterstützung durch die Führungskraft ausgelöst.

Eine klare Kommunikation von Erwartungen und Verantwortlichkeiten hilft im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern. Investieren Sie in Ihre Kommunikationsfähigkeiten und sorgen Sie für Klarheit, um Missverständnisse von vornherein zu vermeiden.

Fehlende Anerkennung und Motivation

Mangelnde Wertschätzung und fehlende Perspektiven können zu Frust und Demotivation bei Mitarbeitern führen. Überlastung, unklare Erwartungen und fehlende Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung verstärken diesen Effekt.

Setzen Sie daher auf regelmäßiges Feedback, Anerkennung von Leistungen und individuelle Motivationsstrategien. Narzisstische Mitarbeiter können durch einen Führungsstil, der sie zu Erfolg und Leistung motiviert, effektiv gelenkt werden.

Schaffen Sie Raum für persönliche Entwicklung und zeigen Sie Ihren Mitarbeitern Wertschätzung, um ihre Motivation langfristig zu steigern.

Effektive Strategien zur Führung schwieriger Mitarbeiter

Um schwierige Mitarbeiter erfolgreich zu führen, bedarf es eines durchdachten Ansatzes und der Bereitschaft, sich selbst zu reflektieren. Beginnen Sie damit, Ihr eigenes Führungsverhalten unter die Lupe zu nehmen und mögliche Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Denn oft tragen unbewusste Verhaltensweisen und Kommunikationsmuster der Führungskraft zu Konflikten bei.

Durch gezieltes Selbstmanagement können Sie Ihre Effektivität als Führungskraft steigern und ein Vorbild für Ihre Mitarbeiter sein.

Selbstreflexion: Ihre eigene Haltung überprüfen

Nehmen Sie sich Zeit, um Ihr Führungsverhalten kritisch zu hinterfragen. Reflektieren Sie, wie Sie in Konfliktsituationen reagieren und ob Ihre Kommunikation möglicherweise missverständlich oder konfrontativ wirkt.

Holen Sie sich Feedback von Kollegen und Mitarbeitern ein, um blinde Flecken aufzudecken. Seien Sie offen für Veränderungen und arbeiten Sie aktiv an Ihrer persönlichen Weiterentwicklung.

Ein Coaching oder Seminare zum Thema Führung können dabei unterstützen, Ihr Führungsverhalten zu optimieren.

Empathie entwickeln: Perspektivwechsel durchführen

Empathie ist eine Schlüsselkompetenz im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern. Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Gegenübers und versuchen Sie, die Situation aus seiner Perspektive zu betrachten.

Hören Sie aktiv zu und zeigen Sie Verständnis für die Herausforderungen und Probleme, mit denen der Mitarbeiter konfrontiert ist. Durch Einfühlungsvermögen schaffen Sie eine Vertrauensbasis und können gemeinsam nach Lösungen suchen.

Beachten Sie jedoch, dass Sie trotz Empathie klare Grenzen setzen und konsequent bleiben müssen.

Klare Erwartungen und Ziele setzen

Eine wichtige Strategie zur Führung schwieriger Mitarbeiter ist die Definition klarer Erwartungen und Ziele. Kommunizieren Sie unmissverständlich, was Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten und welche Verhaltensweisen inakzeptabel sind.

Nutzen Sie Zielvereinbarungen nach der SMART-Methode, um konkrete, messbare und erreichbare Ziele zu definieren. Indem Sie spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert vorgehen, schaffen Sie Transparenz und Verbindlichkeit.

Regelmäßige Feedbackgespräche helfen dabei, den Fortschritt zu überprüfen und frühzeitig Korrekturen vorzunehmen.

Strategie	Beschreibung	Nutzen
Selbstreflexion	Eigenes Führungsverhalten kritisch hinterfragen, Feedback einholen, an persönlicher Weiterentwicklung arbeiten	Verbesserung der Führungseffektivität, Vorbildfunktion für Mitarbeiter
Empathie	Perspektivwechsel durchführen, aktiv zuhören, Verständnis zeigen, Vertrauensbasis schaffen	Konflikte entschärfen, gemeinsam Lösungen finden, Beziehung zum Mitarbeiter stärken
Klare Erwartungen und Ziele	Erwartungen unmissverständlich kommunizieren, SMART-Ziele definieren, regelmäßiges Feedback geben	Transparenz und Verbindlichkeit schaffen, Fortschritt überprüfen, frühzeitig Korrekturen vornehmen

Bedenken Sie, dass die Führung schwieriger Mitarbeiter Zeit und Geduld erfordert. Bleiben Sie konsistent in Ihrem Führungsverhalten und seien Sie bereit, auch unbequeme Entscheidungen zu treffen.

Durch die Kombination von Selbstreflexion, Empathie und klaren Zielen können Sie langfristig eine positive Veränderung bewirken und das Potenzial Ihrer Mitarbeiter optimal fördern.

Praktische Tipps für den Umgang mit verschiedenen Typen schwieriger Mitarbeiter

Der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern erfordert von Führungskräften viel Fingerspitzengefühl und die Fähigkeit, auf verschiedene Mitarbeitertypen individuell einzugehen.

Dabei gilt es, typische Fehler zu vermeiden und stattdessen Führungstools einzusetzen, die auf die jeweiligen Persönlichkeiten zugeschnitten sind. Immerhin gibt es laut Experten neun verschiedene Typen schwieriger Kollegen am Arbeitsplatz, die das Betriebsklima stark belasten können.

Doch mit der richtigen Strategie lassen sich auch herausfordernde Mitarbeiter erfolgreich führen und ins Team integrieren.

Der Opfer-Typ: Verantwortung fördern

Der sogenannte „Opfer-Typ“ neigt dazu, die Schuld für Probleme stets bei anderen zu suchen, anstatt selbst Verantwortung zu übernehmen. Um diesem Verhalten entgegenzuwirken, sollten Führungskräfte behutsam Verantwortungsbewusstsein fördern.

Statt Vorwürfe zu machen, gilt es, dem Mitarbeiter Möglichkeiten aufzuzeigen, wie er aktiv zur Lösung beitragen kann. Durch gezielte Fragen und konstruktives Feedback kann er schrittweise lernen, eigenverantwortlich zu handeln und sich als wichtigen Teil des Teams zu begreifen.

Der Pessimist: Positive Veränderungen unterstützen

Pessimistisch eingestellte Mitarbeiter bremsen oft notwendige Veränderungen im Unternehmen aus. Sie sehen überall Hindernisse und Probleme, anstatt sich auf Chancen und Lösungen zu fokussieren.

Hier ist ein kluges Veränderungsmanagement gefragt: Führungskräfte sollten die Vorteile des Wandels klar kommunizieren und den Pessimisten aktiv in die Gestaltung einbeziehen. Indem man seine Bedenken ernst nimmt und gemeinsam nach Wegen sucht, können auch skeptische Mitarbeiter für positive Veränderungen gewonnen werden.

Der Narzisst: Leistungsziele und Anerkennung nutzen

Narzisstische Mitarbeiter stellen ihre eigenen Interessen häufig über die des Teams. Sie haben ein übersteigertes Selbstbewusstsein und verlangen ständig nach Anerkennung. Um diesen anspruchsvollen Mitarbeitertyp zu führen, sollten klare Leistungsanreize gesetzt werden. Herausfordernde, aber erreichbare Ziele können den Ehrgeiz des Narzissten wecken und ihn dazu motivieren, sich für den gemeinsamen Erfolg einzusetzen.

Wichtig ist dabei, regelmäßig Anerkennung für gute Leistungen zu zollen, ohne dabei das ohnehin schon aufgeblasene Ego zusätzlich zu nähren. Konstruktives Feedback hilft, ein realistisches und gesundes Selbstbild zu entwickeln.

Mitarbeitertyp	Führungsstrategie	Ziel
Der Opfer-Typ	Verantwortung fördern, Lösungen aufzeigen	Eigenverantwortliches Handeln stärken
Der Pessimist	Veränderungsmanagement, aktive Einbindung	Offenheit für positive Veränderungen schaffen
Der Narzisst	Leistungsanreize setzen, dosierte Anerkennung	Fokus auf gemeinsame Ziele lenken

Letztlich erfordert die Führung schwieriger Mitarbeiter vor allem eines: die Bereitschaft, sich auf unterschiedliche Persönlichkeiten einzulassen und individuelle Lösungen zu finden. Mit Empathie, klarer Kommunikation und der richtigen Strategie lassen sich auch herausfordernde Mitarbeitertypen erfolgreich ins Team integrieren.

So trägt professionelles Führungsverhalten dazu bei, ein positives Betriebsklima zu schaffen, in dem sich alle Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen und ihr volles Potenzial entfalten können.

Konfliktgespräche erfolgreich führen

In der täglichen Zusammenarbeit mit mehreren Mitarbeitern lassen sich Konflikte kaum vermeiden. Doch ungelöste Konflikte im Betrieb sind wahre Geldfresser und bremsen die Effizienz von Abteilungen, führen zu mehr Fehlzeiten und Zeitverlusten. Um diese negativen Einflüsse auf das Betriebsklima und die Teamdynamik zu minimieren, ist eine kluge und überlegte Konfliktlösung in Führungspositionen von großer Bedeutung.

Dabei spielen Konfliktgespräche eine entscheidende Rolle, an denen mindestens zwei Personen oder Vertreter der beteiligten Konfliktparteien teilnehmen.

Vorbereitung auf das Gespräch

Für eine erfolgreiche Gesprächsführung ist eine umfassende Vorbereitung unerlässlich. Dabei sollte sich der Moderator, idealerweise eine unabhängige dritte Person, ein Bild von der Konfliktsituation machen und mögliche Ursachen analysieren.

Häufige Konfliktursachen im beruflichen Umfeld sind Zielkonflikte, Verteilungskonflikte, Zuständigkeitskonflikte, zwischenmenschliche Konflikte, persönliche/innerliche Konflikte, hierarchische Konflikte und Machtkonflikte, Rollenkonflikte sowie Stellvertreterkriege. Notizen zum Konflikt, den Beteiligten, Auswirkungen und Ursachen helfen bei der Vorbereitung.

Auch die eigene Rolle als Führungskraft im Konflikt sollte reflektiert werden, insbesondere in Bezug auf unklare Zuständigkeiten, konkurrierende Ziele, fehlende Verantwortungsbereiche, unklare Kommunikation und zwischenmenschliche Probleme.

Gesprächstechniken und Formulierungen

Während des Konfliktgesprächs sollte der Moderator im Hintergrund bleiben und die Gesprächspartner durch das Gespräch führen. Eine entspannte Gesprächsatmosphäre ist dabei unerlässlich, bei Konfliktmoderationen mit mehreren Arbeitnehmern sollten Sitzgelegenheiten gleichberechtigt angeordnet sein.

Offene Fragen und aktives Zuhören helfen, die Sichtweise der Mitarbeiter zu verstehen.

Mit Ich-Botschaften lässt sich Kritik konstruktiv äußern, ohne den anderen anzugreifen. Der Fokus sollte stets auf der Lösungsorientierung liegen, um konkrete Vereinbarungen für die Zukunft zu treffen.

Nachbereitung und langfristige Lösungen

Nach dem Konfliktgespräch sollten die getroffenen Vereinbarungen schriftlich festgehalten und ihre Umsetzung überprüft werden.

Regeln für zukünftige Konfliktgespräche können die Beschreibung des störenden Verhaltens, das Etablieren von Uneinigkeit und das Anstreben einer konstruktiven Zusammenarbeit für die Zukunft beinhalten. Langfristig ist es wichtig, durch regelmäßige Feedbackgespräche, Weiterbildungen und die Förderung der Teamdynamik präventiv gegen Konflikte vorzugehen.

Denn nur durch eine positive Unternehmenskultur und die kontinuierliche Arbeit an Kommunikation und Zusammenarbeit lassen sich Konflikte mit schwierigen Mitarbeitern nachhaltig vermeiden.

Konsequenzen und Maßnahmen bei anhaltenden Problemen

Wenn trotz intensiver Bemühungen und Konfliktgesprächen keine Verbesserung im Verhalten schwieriger Mitarbeiter eintritt, müssen Führungskräfte bereit sein, konsequent zu handeln.

Dabei gilt es stets, die Verhältnismäßigkeit zu wahren und eine Eskalation der Maßnahmen einzuhalten. In einem Forschungsprojekt wurden fünf Formen renitenten Verhaltens von Mitarbeitenden identifiziert. Führungskräfte sollten Renitenz als Informationsquelle nutzen, um mehr über ihre Mitarbeitenden und ihren eigenen Führungsstil zu lernen.

Sanktionen und Abmahnungen korrekt umsetzen

Zunächst können mündliche und schriftliche Ermahnungen ausgesprochen werden, um dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, sein Verhalten zu ändern. Bei gravierenden oder wiederholten Verstößen gegen arbeitsvertragliche Pflichten sind auch Abmahnungen möglich.

Hierbei ist unbedingt die Personalabteilung einzubeziehen, um rechtliche Fallstricke im Arbeitsrecht und BGB zu vermeiden. Eine korrekte Dokumentation und die Einhaltung der Betriebsverfassung sind ebenfalls wichtig, um spätere arbeitsrechtliche Konsequenzen abzusichern.

Zusammenarbeit mit der Personalabteilung

Die enge Kooperation mit der Personalabteilung ist essenziell, um rechtssichere Maßnahmen einzuleiten und durchzuführen. Gemeinsam können Führungskraft und Personalverantwortliche die Situation analysieren, mögliche Sanktionen abwägen und die notwendigen Schritte planen.

Auch bei der Kommunikation mit dem betroffenen Mitarbeiter und der Dokumentation der Vorfälle ist die Unterstützung der Personalabteilung wertvoll, um im Einklang mit dem Arbeitsrecht und Personalrecht zu handeln.

Letzter Ausweg: Trennung von schwierigen Mitarbeitern

Werden Verhaltensänderungen trotz Ermahnungen, Abmahnungen und Unterstützungsangeboten verweigert, kann eine verhaltensbedingte Kündigung der letzte Ausweg sein. Etwa 2 % bis 5 % der Mitarbeiter in einem Unternehmen gelten als schwierige Mitarbeiter, wobei exakte Zahlen nicht verfügbar sind.

Eine Kündigung ist jedoch nur dann rechtmäßig, wenn alle milderen Mittel ausgeschöpft sind und die Voraussetzungen des Kündigungsschutzgesetzes erfüllt werden. Auch hier ist die enge Abstimmung mit der Personalabteilung und gegebenenfalls einem Fachanwalt für Arbeitsrecht ratsam, um kostspielige Kündigungsschutzklagen zu vermeiden.

Maßnahme	Voraussetzungen	Rechtliche Grundlagen
Mündliche Ermahnung	Kleinere Vertragsverstöße, erstes Auftreten	§ 241 Abs. 2 BGB
Schriftliche Abmahnung	Wiederholte oder schwerwiegende Pflichtverletzungen	§ 314 BGB, § 1 KSchG
Verhaltensbedingte Kündigung	Anhaltende Vertragsverstöße trotz Abmahnungen, negative Zukunftsprognose	§ 1 KSchG, § 626 BGB

Als Führungskraft tragen Sie die Verantwortung, frühzeitig zu handeln und im Rahmen des Personalrechts die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, um eine Eskalation zu vermeiden. Die Anforderungen an Führungskräfte sind im Wandel, wobei die direkte Interaktion mit Mitarbeitenden eine tägliche Aufgabe bleibt.

Mit Fingerspitzengefühl, Konsequenz und der Unterstützung der Personalabteilung können Sie auch schwierige Mitarbeiter führen oder, wenn nötig, die Trennung einleiten.

Präventive Maßnahmen und langfristige Verbesserungen

Um schwierige Mitarbeiter langfristig zu vermeiden und ein harmonisches Arbeitsumfeld zu schaffen, sind präventive Maßnahmen unerlässlich. Der Aufbau einer positiven Unternehmenskultur bildet dabei das Fundament für erfolgreiche Teamarbeit und Mitarbeiterbindung.

Aufbau einer positiven Unternehmenskultur

Eine wertschätzende Unternehmenskultur fördert das Wir-Gefühl und schafft eine Atmosphäre, in der sich Mitarbeiter geschätzt und respektiert fühlen. Offene Kommunikation, flache Hierarchien und gemeinsame Werte tragen dazu bei, dass Konflikte frühzeitig erkannt und konstruktiv gelöst werden können.

Immerhin bevorzugen 86 % der Mitarbeiter ein positives Arbeitsumfeld gegenüber einem hoch bezahlten Job.

Regelmäßige Feedbackgespräche und Weiterbildung

Durch regelmäßige Feedbackgespräche zeigen Führungskräfte ihren Mitarbeitern Wertschätzung und unterstützen sie in ihrer persönlichen Entwicklung.

Konstruktives Feedback und Anerkennung spielen eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Leistungsfähigkeit. Weiterbildungsangebote fördern zudem das lebenslange Lernen und vermitteln den Mitarbeitern das Gefühl, dass ihr Arbeitgeber in ihre Zukunft investiert.

Förderung der Teamdynamik und Zusammenarbeit

Ein starker Teamgeist kann verhindern, dass einzelne Mitarbeiter zum „Problemfall“ werden. Gezielte Teambuilding-Maßnahmen, wie gemeinsame Aktivitäten und Rituale, stärken den Zusammenhalt und die Kooperation untereinander.

Führungskräfte, die sowohl über soziale Wahrnehmung als auch über soziale Fähigkeiten verfügen, können die Teamdynamik positiv beeinflussen und Konflikte frühzeitig entschärfen. Immerhin besitzen 95 % der erfolgreichen Führungskräfte diese Kompetenzen.

Präventive Maßnahmen erfordern ein kontinuierliches Engagement der Führungskräfte, doch die Investition lohnt sich. Unternehmen, die auf Mitarbeiterbindung, Teambuilding und Konfliktprävention setzen, sichern langfristig eine hohe Motivation und Leistungsbereitschaft im Team.

Denn 92 % der Unternehmen sind davon überzeugt, dass ein motiviertes Team der Schlüssel zum langfristigen Erfolg ist.

Häufig gestellte Fragen