Absolut. Ich halte mich bedingungslos an alle Vorgaben. Hier ist der Blogartikel:
Das Einmaleins der Dienstreise: Das müssen Sie wissen
Eine Dienstreise steht an? Für viele gehört das Reisen zum Beruf, ob zum Kunden, zu Messen oder Schulungen. Doch was genau ist eine Dienstreise rechtlich und steuerlich? Welche Kosten können Sie geltend machen und welche Regeln gelten für die Arbeitszeit unterwegs? Klärungsbedarf gibt es oft viele. Gut vorbereitet sind Sie entspannter unterwegs und sparen sich nachher Ärger bei der Abrechnung. Dieser Artikel führt Sie durch die wichtigsten Aspekte.
- Dienstreise ist arbeitsvertraglich veranlasst.
- Reisekosten werden grundsätzlich vom Arbeitgeber erstattet.
- Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand nutzen.
- Belege korrekt sammeln und einreichen.
- Reiserichtlinien des Unternehmens beachten.
Was ist eine Dienstreise überhaupt?
Eine Dienstreise liegt vor, wenn Sie beruflich bedingt vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte unterwegs sind. Die erste Tätigkeitsstätte ist in der Regel Ihr fester Arbeitsort im Unternehmen. Wenn Sie keinen festen Arbeitsort haben, gelten andere Regeln.
Die Dienstreise muss vom Arbeitgeber angeordnet oder genehmigt sein. Dies geschieht oft, indem Sie über den Dienstreiseantrag wissen, wie Sie die Genehmigung einholen.
Das Reiseziel und der Reisezweck sind entscheidend.
Es muss ein beruflicher Grund vorliegen.
Die Planung: Antrag und Genehmigung
Jede Dienstreise beginnt mit der Planung. Meistens gehört dazu ein formaler Dienstreiseantrag. Hier geben Sie Ziel, Zweck, Zeitraum und geplante Kosten an.
Die Genehmigung durch den Vorgesetzten ist notwendig.
Ohne Genehmigung haben Sie oft keinen Anspruch auf Kostenerstattung. Klären Sie im Vorfeld die Zuständigkeiten.
Das vermeidet spätere Diskussionen.
Die Buchung: Transport und Unterkunft
Wer bucht die Reise? Das hängt von den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens ab. Manche Firmen haben eigene Reisebüros, andere überlassen die Buchung den Mitarbeitern.
Wählen Sie das wirtschaftlichste und sinnvollste Verkehrsmittel.
Flug, Bahn oder Auto sind die gängigen Optionen.
Buchen Sie Hotels gemäß den Vorgaben, was Preis und Kategorie angeht.
Nutzen Sie eventuell vorhandene Firmenrabatte.
Reisekosten: Was wird erstattet?
Die Erstattung von Reisekosten ist gesetzlich geregelt, aber die Details hängen oft von der Vereinbarung mit dem Arbeitgeber oder Tarifverträgen ab. Grundsätzlich werden notwendige Kosten ersetzt.
Dazu gehören Fahrtkosten.
Auch Übernachtungskosten zählen dazu.
Verpflegungsmehraufwand kann geltend gemacht werden.
Nebenkosten der Reise sind ebenfalls relevant.
Verpflegungsmehraufwand (VMA)
Für Verpflegung, die Sie während der Dienstreise nicht zu Hause oder an Ihrer ersten Tätigkeitsstätte zu sich nehmen können, erhalten Sie Pauschalen. Diese sind steuerfrei. Die Höhe hängt von der Abwesenheitsdauer ab.
In Deutschland gelten feste Sätze.
Für volle 24 Stunden Abwesenheit gibt es eine Pauschale. Bei kürzeren Reisen gibt es ebenfalls Beträge, gestaffelt nach Stunden.
Bei Auslandsreisen gelten höhere Pauschalen, je nach Land.
Prüfen Sie die aktuellen Sätze genau.
Beispielhafte Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand (Stand kann variieren):
| Dauer der Abwesenheit | Pauschale Deutschland |
|---|---|
| Mehr als 8 Stunden, weniger als 24 Stunden | 14 Euro |
| 24 Stunden (voller Kalendertag) | 28 Euro |
| An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen | Jeweils 14 Euro |
Der Verpflegungsmehraufwand soll den zusätzlichen Aufwand für Essen und Trinken abdecken, den Sie haben, weil Sie nicht zu Hause oder am Arbeitsplatz sind. Er ist nicht dazu gedacht, alle Kosten zu decken.
Übernachtungskosten
Übernachtungskosten werden in der Regel in voller Höhe gegen Vorlage des Belegs erstattet. Achten Sie darauf, dass das Hotel den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens entspricht. Manchmal gibt es Höchstgrenzen pro Nacht.
Frühstückskosten müssen oft separat ausgewiesen werden.
Sie werden steuerlich anders behandelt als die reine Übernachtung.
Manchmal wird auch eine Übernachtungspauschale gezahlt.
Diese ist jedoch oft niedriger als die tatsächlichen Kosten.
Fahrtkosten
Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Bahn, Flugzeug, Bus) werden gegen Beleg erstattet. Bei Nutzung des eigenen PKW können Sie entweder die tatsächlichen Kosten abrechnen oder die steuerlich anerkannte Kilometerpauschale nutzen.
Die Kilometerpauschale ist pro gefahrenem Kilometer festgelegt.
Tankbelege allein reichen nicht aus.
Führen Sie ein Fahrtenbuch oder notieren Sie die gefahrenen Kilometer genau.
Parkgebühren und Maut können als Nebenkosten geltend gemacht werden.
Nebenkosten der Reise
Neben den Hauptkosten können weitere Ausgaben entstehen. Dazu gehören Parkgebühren, Mautgebühren, Gepäckaufbewahrung, Telefonkosten für dienstliche Gespräche oder Kosten für den Internetzugang, wenn er beruflich nötig ist.
Sammeln Sie alle Belege sorgfältig.
Nur nachgewiesene Kosten können erstattet werden.
Klären Sie im Vorfeld, welche Nebenkosten Ihr Arbeitgeber anerkennt.
Reisekostenabrechnung: Der letzte Schritt
Nach der Dienstreise müssen Sie eine Reisekostenabrechnung erstellen. Hier listen Sie alle Kosten auf und fügen die entsprechenden Belege bei. Die Abrechnung muss zeitnah erfolgen.
Ihr Unternehmen hat Fristen dafür.
Nutzen Sie das vorgegebene Formular oder System.
Eine korrekte und vollständige Abrechnung beschleunigt die Erstattung.
Das Einmaleins der Dienstreise beinhaltet viele Details.
Sorgfalt zahlt sich aus.
Steuerliche Aspekte
Reisekosten, die Ihnen vom Arbeitgeber nicht steuerfrei erstattet werden (z.B. weil die Pauschalen überschritten wurden), können Sie unter Umständen in Ihrer eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Behalten Sie die relevanten Belege gut auf.
Das Finanzamt erkennt Pauschalen an.
Tatsächliche Kosten müssen Sie nachweisen.
Informieren Sie sich über die aktuellen steuerlichen Regelungen.
Die „erste Tätigkeitsstätte“ ist steuerlich relevant. Nur Fahrten zu Einsatzorten, die nicht die erste Tätigkeitsstätte sind, gelten als Dienstreise und ermöglichen die Geltendmachung von Verpflegungsmehraufwand.
Arbeitszeit auf Dienstreise
Wie wird die Arbeitszeit auf Dienstreise gezählt? Die reine Reisezeit (Fahrt zum Ziel und zurück) ist nicht immer Arbeitszeit im rechtlichen Sinne. Das hängt vom Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarungen ab.
Die eigentliche Tätigkeit am Zielort ist natürlich Arbeitszeit.
Auch notwendige Reisezeiten können als Arbeitszeit gelten, wenn sie explizit dazu bestimmt sind oder Sie währenddessen arbeiten müssen.
Klären Sie die Regelungen mit Ihrem Arbeitgeber.
Versicherungen
Sind Sie auf Dienstreise versichert? In der Regel sind Sie über die gesetzliche Unfallversicherung versichert, wenn sich ein Unfall auf dem direkten Weg oder während der dienstlichen Tätigkeit ereignet. Prüfen Sie, ob zusätzliche Versicherungen (z.B. Auslandsreise-Krankenversicherung) nötig sind, besonders bei Reisen ins Ausland.
Ihr Arbeitgeber informiert Sie meist darüber.
Eine Dienstreise kann eine Chance sein.
Neue Orte sehen, Kollegen oder Kunden treffen.
Aufzählung wichtiger Punkte für die Reise:
- Gültige Ausweisdokumente (Personalausweis, Reisepass).
- Eventuell notwendige Visa oder Impfungen prüfen.
- Reisedokumente (Tickets, Hotelreservierung) digital und/oder physisch dabei haben.
- Firmenkreditkarte und Notfallkontakte griffbereit.
- Reiserichtlinien des Unternehmens kennen.
Gut vorbereitet, halb gewonnen.
Fazit
Eine Dienstreise ist mehr als nur unterwegs sein. Sie erfordert Planung, das Einhalten von Richtlinien und eine sorgfältige Abrechnung. Von der Genehmigung über die Buchung von Transport und Unterkunft bis zur korrekten Geltendmachung von Verpflegungsmehraufwand und anderen Kosten – es gibt viele Aspekte zu beachten. Das Einmaleins der Dienstreise zu kennen, hilft Ihnen, unnötigen Aufwand zu vermeiden, Ihre Ansprüche korrekt geltend zu machen und sich ganz auf den Zweck Ihrer Reise zu konzentrieren.
Häufig gestellte Fragen
Muss mein Arbeitgeber alle Reisekosten erstatten?
Der Arbeitgeber muss die notwendigen Kosten einer beruflich veranlassten Dienstreise grundsätzlich tragen (§ 670 BGB), sofern im Arbeits- oder Tarifvertrag nichts anderes vereinbart ist. Die Details zur Abrechnung (z.B. Nutzung von Pauschalen) sind oft in den betrieblichen Reiserichtlinien festgelegt.
Was passiert, wenn ich krank werde auf Dienstreise?
Wenn Sie auf Dienstreise erkranken, gelten die üblichen Regeln zur Krankmeldung. Sie müssen den Arbeitgeber unverzüglich informieren und gegebenenfalls eine ärztliche Bescheinigung vorlegen. Die Kosten für die Rückreise oder notwendige Behandlungen sollten über die Reiseversicherung oder Ihre Krankenversicherung abgedeckt sein.
Kann ich private Tätigkeiten während einer Dienstreise ausüben?
Ja, private Aktivitäten in Ihrer Freizeit sind grundsätzlich erlaubt, solange sie den Reisezweck nicht beeinträchtigen und die dienstlichen Pflichten erfüllt werden. Kosten für private Unternehmungen sind selbst zu tragen und dürfen nicht als Reisekosten abgerechnet werden.
Gibt es Unterschiede bei Dienstreisen ins Ausland?
Ja, bei Auslandsdienstreisen gelten andere Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand, die vom Bundesfinanzministerium für jedes Land festgelegt werden. Zudem müssen Sie sich um notwendige Reisedokumente (Pass, Visum), Impfungen und eine Auslandskrankenversicherung kümmern.